Тема 4.4. Практичні питання впровадження інформаційних технологій у надавачів медичних послуг: управління рухом пацієнтів (електронна черга), управління ресурсами закладу, облік лікарських засобів та медичних виробів

4.4.1. Глосарій

Моніторинг – періодичний або безперервний систематичний процес збору інформації щодо результативності клінічної або неклінічної діяльності, роботи чи систем.

Електронна черга в закладі охорони здоров'я — це програмно-апаратний комплекс, що дозволяє формалізувати та оптимізувати управління потоком відвідувачів, може забезпечувати як організацію черги в момент приходу пацієнта в заклад.

Електронна реєстратура – функціональний блок або модуль МІС, який дозволяє користувачу отримати доступ до розкладу роботи ресурсів закладу та формувати запис щодо намірів здійснити візит до певного лікаря в певний час.

4.4.2. Вступ

У цьому матеріалі розглянуті практичні питання впровадження інформаційних технологій у надавачів медичних послуг. Визначено особливості управління рухом пацієнтів, ресурсами закладу та особливості обліку лікарських засобів та медичних виробів. 

4.4.3. Передумови

У сучасному середовищі інформаційні технології (ІТ) широко використовуються в усіх складових охорони здоров'я, що призводить до значних змін у медичній теорії та практиці. Інформаційні технології мають суттєвий вплив на результативність діяльності медичних працівників та діяльність закладу охорони здоров’я в цілому. 

Мета та переваги процесу впровадження інформаційних технологій у надавачів медичних послуг:

• забезпечення наявності своєчасної та достовірної інформації для державних інституцій, що беруть участь в управлінні системою охорони здоров'я;
• використання можливостей обробки великої кількості даних за допомогою інтелектуальних систем для прогнозування потреб охорони здоров'я, планування обсягу необхідних ресурсів у галузі та підвищення якості медичних послуг;
• підвищення ефективності роботи медичних працівників та якості медичних послуг за допомогою удосконалення робочих процесів та впровадження інформаційних технологій;
• залучення пацієнтів до піклування про власне здоров'я та надання доступу до власних медичних даних для кращого розуміння їх стану і прийняття обґрунтованих рішень щодо лікування і піклування про власне здоров'я.

4.4.4. Детальний огляд – теоретичний та практичний

Електронна система охорони здоров'я (ЕСОЗ) є потужним засобом для подолання неефективності в сфері охорони здоров'я, яка виникає через недостатність інформації про пацієнта, обмеження доступу до медичних послуг, непрозорість сфери, обмеженість своєчасної інформації щодо використання та потреби у ресурсах, недостовірність даних та корупційні ризики. 

Впровадження інформаційних технологій у надавачів медичних послуг передбачає: 

• Вибір та впровадження відповідної МІС, що підключена до ЦБД ЕСОЗ: Першим кроком є вибір відповідної МІС та програмного забезпечення, яке задовольняє потреби закладу охорони здоров'я. На цьому етапі важливим є враховувати функціональні можливості МІС, сумісність з існуючими системами та інфраструктурою, а також можливість підтримки та навчання, які пропонуються постачальником МІС.
• Інтеграція з існуючими системами: важливо врахувати можливість інтеграції МІС з існуючими системами. Це допоможе забезпечити безперервність роботи та обміну даними між різними системами, їх компонентами та підрозділами.
• Навчання та підтримка персоналу: впровадження нових технологій вимагає навчання персоналу щодо їх використання. Важливо забезпечити достатню підтримку та навчання, щоб персонал мав змогу ефективно використовувати нові інструменти та системи.
• Забезпечення безпеки даних: управління медичними даними вимагає значної уваги до захисту особистої інформації пацієнтів. Впровадження механізмів шифрування даних, контролю доступу та інших заходів безпеки є необхідним кроком для забезпечення конфіденційності. 

Застосування інформаційних технологій в закладі має такі переваги:

• Покращується якість медичних послуг, що надаються.
• Збільшується задоволеність пацієнтів.
• Полегшується доступність та швидкість надання інформації медичному персоналу.
• Покращується ефективність роботи служб забезпечення.
• Зменшується ймовірність випадкових і неефективних витрат ресурсів: матеріальних, фінансових, трудових.
• Вдосконалюється внутрішній облік лікарських засобів та медичних виробів.
• Оптимізується процес формування та подання обов'язкової звітності.
• Збільшується лояльність лікарів і медичного персоналу.
• Забезпечується можливість оцінки результатів роботи закладу охорони здоров’я в режимі реального часу для керівництва.

Застосування новітніх інформаційних технологій у сучасних закладах охорони здоров’я дозволяє легко вести повний облік наданих медичних послуг, здійснювати моніторинг поточної діяльності та якості надання медичної допомоги. Завдяки використанню інформаційних технологій, медичні працівники можуть надавати медичні послуги з використанням електронних пристроїв, переглядати кардіо- та енцефалограми пацієнтів у цифровому форматі, отримувати результати лабораторних досліджень тощо.

Так, однією з важливих задач оптимізації роботи надавачів медичних послуг є управління рухом пацієнтів. Відповідно до затверджених вимог Ліцензійних умов провадження господарської діяльності з медичної практики заклади охорони здоров'я повинні мати установлені законодавством клінічні маршрути пацієнта, які розробляються відповідно до клінічних протоколів та медичних стандартів. Клінічний маршрут пацієнта визначає послідовність дій, які пацієнт повинен здійснити:

• пересування між структурними підрозділами медичних закладів, точками зв'язку з лікарями та іншим медичним персоналом під час отримання медичної допомоги;
• потребу взаємодії між структурними підрозділами медичних закладів з метою виконання стандарту, уніфікованого клінічного протоколу медичної допомоги та нового клінічного протоколу медичної допомоги.

Одним із сучасних інструментів оптимізації руху пацієнтів на сьогодні виступає впровадження сервісу електронної черги пацієнтів. 

Метою запровадження електронної черги є забезпечення якісного обслуговування пацієнтів, скорочення для них часу очікування, оптимізація ритму роботи сервісного пункту, планування робочого навантаження персоналу на основі аналізу статистичних даних.

Адміністрування системи електронної черги на запис до лікаря в режимі реального часу дозволяє:

• мінімізувати виникнення конфліктних ситуацій;
• встановити нормативи часу обслуговування та очікування;
• відстежувати перевищення критичних показників, швидко перерозподіляючи робоче навантаження;
• знизити необхідність розширення штату співробітників;
• знизити експлуатаційні витрати на технічне обслуговування приміщень.

Електронна черга стає одним з результатів роботи електронної реєстратури, шляхом формування переліку пацієнтів, які мають намір відвідати заклад. Сервіс електронної черги може бути реалізовано через записи громадян за допомогою веб-сайтів закладів охорони здоров’я (використовується система зворотного зв’язку або пропозиція вільних слотів для запису до певного лікаря), сервісів для мобільних додатків (зазвичай вибір вільного слоту для запису), месенджерів (записи в режимі «питання-відповідь» з адміністратором) або у телефонному режимі, що спрощує процес запису і економить час. 

Можливість електронного запису в заклад дозволяє позбавитися від живих черг під кабінетами лікарів і дати можливість відвідувачам спланувати час відвідування установи. Для запису в електронну чергу існують також і спеціалізовані сервіси на базі медичних інформаційних систем (МІС) та підключених до них закладів охорони здоров’я. 

Другим найважливішим завданням впровадження інформаційних технологій у діяльність надавачів медичних послуг є оптимізація та управління ресурсами закладу. Оцінити ефективність використання ресурсів в закладі охорони здоров’я можливо через аналіз та моніторинг сукупності показників, які показують, чи дійсно суб'єкт системи охорони здоров’я ефективно використовує загальні ресурси для отримання бажаних проміжних результатів з урахуванням вартості цих результатів. Одним з актуальних питань постає питання обліку лікарських засобів та їх ефективного використання.

Відповідно до вимог Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" заклади охорони здоров'я повинні здійснювати облік лікарських засобів та медичних виробів. У бухгалтерському обліку лікарські засоби та медичні вироби фіксуються за такими параметрами:

• зазначається їх кількість та вартість у грошовому еквіваленті;
• здійснюється реєстрація лікарських засобів та медичних виробів за одиницями обліку, що передбачає зазначення їх найменувань або груп (видів);
• здійснюється розподіл обліку за матеріально відповідальними особами;
• фіксується місце зберігання (використання) ліків та медичних виробів.

У відділеннях закладу охорони здоров’я облік лікарських засобів та медичних виробів проводиться за їх найменуваннями у кількісному вимірі. При цьому матеріально відповідальні особи відділень мають наступні обов'язки:

• дотримуватися правил зберігання лікарських засобів та медичних виробів;
• вчасно оформлювати прихід лікарських засобів та медичних виробів зі складу та відображати їх видачу на пости;
• дотримуватися встановлених термінів складання звітів про отримання лікарських засобів та медичних виробів зі складу, видачі на пости та їх використання;
• своєчасно надавати звіти до бухгалтерської служби закладу охорони здоров’я.

Для здійснення обліку лікарських засобів та медичних виробів пропонується ряд програмних додатків запропонованих розробниками МІС. Також на центральному рівні розроблено та триває модернізація електронної системи управління запасами лікарських засобів та медичних виробів «e-Stock».

4.4.5. Висновки

Впровадження інформаційних технологій у діяльність закладів охорони здоров'я створює такі можливості:

• Збільшення ефективності: інформаційні технології допомагають автоматизувати процеси, які раніше вимагали багато часу та зусиль, полегшують процеси управління ресурсами, у тому числі управління рухом пацієнтів, планування та організацію роботи медичного персоналу, ведення медичних записів та багато інших аспектів роботи закладу. Результатом є збільшена продуктивність та ефективність роботи. 
• Покращення якості медичної допомоги: інформаційні технології допомагають у точній діагностиці та лікуванні хвороб. 
• Запобігання помилкам: інформаційні технології допомагають у попередженні та зменшенні медичних помилок, надають можливість автоматичного контролю даних, відстеження небажаних взаємодій.
• Покращення доступу до інформації.
• Зниження витрат: впровадження інформаційних технологій сприяє зниженню витрат на управління закладом охорони здоров'я, дозволяє оптимізувати процеси, зменшити витрати на паперову документацію та адміністративні витрати. 
• Підвищення задоволення пацієнтів: впровадження інформаційних технологій може сприяти покращенню задоволення пацієнтів: швидкість отримання медичної допомоги, можливість запису на прийом у зручному форматі, запобігання черг, а також доступ до власних медичних даних може забезпечити більшу свідомість та співпрацю пацієнтів у власному лікуванні.

4.4.6. Корисні посилання

• Які дані доведеться вносити до ЕСОЗ в обовʼязковому порядку? 
• Наказ МОЗ від 28 лютого 2020 р. (зі змінами) № 587 "Деякі питання ведення Реєстру медичних записів, записів про направлення та рецептів в електронній системі охорони здоров’я” 

Ключові слова / Теги

Надавачі медичних послуг, інформаційні технології, клінічний маршрут пацієнта, моніторинг, електронна черга, електронна реєстратура

Наступна сторінка: Управління ризиками під час впровадження інформаційних систем та технологій