Тема 4.7. Депаперизація. Заміщення форм первинної облікової паперової документації на структуровані медичні записи в ЕСОЗ

4.7.1. Глосарій

Депаперизація – перехід до цифрового ведення записів, що забезпечить підтримку та покращення процесів прийняття рішень на основі даних на всіх рівнях охорони здоров’я в Україні. 

Мета депаперизації:

• зменшити адміністративне навантаження на медичних працівників;
• забезпечити можливість збирати інформацію через електронну систему (ЕСОЗ) і оптимізувати та спростити ведення медичної облікової документації;
• забезпечити ефективний автоматизований документообіг та спільне використання інформації усіма зацікавленими сторонами.

Електронна медична картка пацієнта (ЕМК) – це сукупність всіх записів про пацієнта в Реєстрі медичних записів, записів про направлення та рецептів в ЕСОЗ,

4.7.2. Вступ

У цьому матеріалі розглянуті методологічні засади, підходи та практичні кроки поетапного заміщення форм первинної облікової паперової документації на структуровані медичні записи в ЕСОЗ. 

4.7.3. Передумови

Рішення, засновані на точних, актуальних та правдивих даних, важливі і у воєнний, і в мирний час. Поточне впровадження електронної охорони здоров’я зосереджено в основному на аспектах фінансування охорони здоров’я та базових медичних записах, і меншою мірою на інформаційних панелях, індикаторах і показниках управління охорони здоров’я.

Наказом Міністерства охорони здоров’я України від 07 жовтня 2022 р. № 1832 затверджено пріоритетні напрями розвитку сфери охорони здоров’я на 2023 – 2025 роки і згідно з ними депаперизація — одна з ключових цілей цифровізації охорони здоров’я. Однак для повного переходу в цифрове середовище потрібно багато роботи та часу.

4.7.4. Детальний огляд - теоретичний та практичний

Депаперизацію в сфері охорони здоров’я слід розглядати як процес, поетапний перехід заміщення паперових форм відповідними структурованими електронними медичними записами. Окрім внеску у збереження та захист природи, існує кілька вагомих причин, чому депаперизація є важливим напрямом розвитку для охорони здоров’я.

Переваги депаперизації:

1. Посилення безпеки.

Зберігання інформації, що стосується здоров’я пацієнта, у паперовому форматі створює ризик неавторизованого доступу до таких даних та ризики втрати інформації.

2. Спрощений документообіг.

Більшість організацій витрачають щонайменше чотири тижні на рік, обробляючи лише паперові документи. Перехід на цифровий шлях скорочує цей час вдвічі, а може навіть більше. Електронний документообіг дозволить спростити процеси обміну інформацією, зробити його ефективнішим. 

3. Зменшення навантаження на медичних працівників окращена доступність надання медичних послуг для пацієнтів.

Сучасний підхід депаперизації відкриває безліч переваг як для медичних працівників, так і для пацієнтів — оптимізація та спрощення, що дозволятимуть лікарям уникнути зайвої рутинної роботи з документування та приділити більше часу своїм пацієнтам, а також створення єдиної автоматизованої бази даних, доступ до якої можна буде отримати у зручному форматі усім зацікавленим сторонам.

4.7.5. Методологічна відмінність електронних медичних записів від форм первинної облікової документації

У своїй найпростішій формі паперовий підхід до організації медичних записів — це сукупність усіх паперових файлів, документів, згод, зображень і деталей про загальні дані про здоров’я пацієнта, включаючи такі елементи як історія, алергії тощо. Ця інформація часто зберігається у паперовому форматі в сховищах.

З іншого боку, цифрові рішення, такі як електронні медичні записи та електронна медична картка по своєму наповненню еквівалентні паперовому запису медичної інформації пацієнта. Існування електронної медичної картки дозволяє оперувати медичними даними пацієнтів, а також обмінюватися такими даними з іншими закладами тощо. Також важливою відмінністю електронних записів є можливість збереження повної медичної історії впродовж усього життя пацієнта з можливістю своєчасного та безперешкодного доступу до потрібної інформації як під час лікування, так і для прийняття управлінських рішень загалом. 

Крім того, електронний формат даних пацієнта посилює рівень приватності. На відміну від паперових медичних карток, до яких можуть зазирнути будь-які медичні або навіть немедичні працівники, до електронних даних пацієнта матимуть доступ лише чітко визначені лікарі за згодою пацієнта. Всю інформацію про пацієнта бачить сімейний лікар, а необхідну для призначення лікування – лікуючий лікар.

4.7.6. Поточний стан

 Щоб зрозуміти поточний контекст прийняття рішень у сфері охорони здоров’я та дані, якими оперує поточна сфера охорони здоров’я, команда МОЗ розпочала аналіз потреб та методологічну роботу над формуванням загальної концепції депаперизації та створення зручного процесу та механізмів для прийняття рішень на основі даних. 

Так у 2021 – 2022 роках командою Проєкту USAID "Підтримка реформи охорони здоров'я" був проведений глибинний аналіз поточної моделі даних з паперових форм первинної облікової документації та нормалізація цих даних для отримання вичерпного переліку сутностей даних, якими оперує система охорони здоров’я з точки зору управлінських та статистичних показників. 

У рамках роботи були ідентифіковані близько 600 медичних форм, серед яких до рамок детального аналізу потрапили 340 форм первинної облікової документації. Нижче представлена схема, що формалізує кроки та методологію аналізу даних форм (Рисунок 1):

Рисунок 1. Кроки та методологія аналізу даних форм

Результати такого аналізу дозволили отримати розуміння поточної та цільової моделей даних та стали основою для формування дорожньої карти поетапного заміщення форм первинної облікової паперової документації на структуровані медичні записи в ЕСОЗ та впровадження підходу до прийняття рішень, що керуються даними. 

4.7.7. Дорожня карта депаперизації

Наступним етапом на шляху до депаперизації стало формування дорожньої карти для реалізації безпаперового підходу за результатами аналізу сутностей медичних форм. Дорожня карта складається з чотирьох основних компонентів:

1. Модель даних та індикатори
2. Депаперизація
3. Якість даних
4. Аналітика даних

Рисунок 2. Компоненти процесу депаперизації

Ці компоненти є взаємозалежними та взаємодоповнюючими, тому надзвичайно важливо реалізувати завдання та заходи для кожної з представлених груп компонентів.

Для кожного компонента дорожньої карти розроблено детальний перелік кроків та рекомендацій щодо досягнення цільового стану. Загальна класифікація завдань кожного з чотирьох компонентів наступна:

• Процесний напрям – формування переліку паперових форм медичної документації, які дублюються в паперовому та електронному вигляді, та моделювання процесів поетапного переходу від паперових форм медичної документації до заміщення структурованими електронними медичними записами в ЕСОЗ.
• Технічний напрям – формування технічних вимог, забезпечення потужної інфраструктури для обробки та зберігання даних, забезпечення безпеки даних.
• Нормативно-правовий напрям – забезпечення нормативно-правового регулювання переходу від паперових форм ведення медичної документації, форм звітності до ведення електронних медичних записів та формування звітів на їх підставі.

Нижче наведено опис кожного з ключових компонент дорожньої карти:

1. Модель даних та індикатори. 

Першим і найважливішим напрямом дорожньої карти є спрощення звітності та встановлення чітких вимог щодо процедур збирання та подання даних на всіх рівнях системи охорони здоров’я та у відповідних державних установах та адміністраціях з поступовим впровадженням показників на основі даних з ЦБД ЕСОЗ. Також цей напрям може містити такі завдання:

• Аналітика: впровадження реалізації інформаційної панелі, що спирається на вдосконалену інфраструктуру для зберігання та обробки збільшених обсягів даних;
• Нормативно-правове регулювання: оновлення нормативно-правових актів для надання пріоритету цифровим формам документації над паперовими, регулювання відносин між власниками та користувачами даних, поліпшення управління, затвердження підходу і стандартів системи рахунків здоров’я, а також регулювання таких аспектів та принципів, як імітація даних для аналітичних і дослідницьких цілей.

2. Депаперизація.

Будь-яка безпаперова трансформація супроводжується багатьма змінами в базових процесах, правилах, ролях зацікавлених сторін і різних установ. Якщо сфера охорони здоров’я має багато зв’язків з іншими соціальними та загальнодержавними процесами, дуже важко здійснювати раптові чи революційні зміни, особливо коли ведуться інтенсивні бойові дії. Тому рекомендується поступовий підхід, починаючи зі скасування форм, які більш ніж на 90% покриваються даними, що вже є в ЦБД ЕСОЗ; це також вимагатиме внесення змін до нормативно-правових актів про архівне зберігання медичних даних та звітності. Варто зазначити, що депаперизація збільшить навантаження на всі ІТ-системи та підвищить рівень їх критичності, тому необхідно виконати належне планування та тестування навантаження, а також переглянути та оновити процедури забезпечення безперервної роботи та аварійного відновлення, щоб забезпечити безперебійну роботу; крім того, слід передбачити процедури безпеки даних і елементи керування з використанням додаткових даних, розширених інтерфейсів і процедур доступу. 

3. Якість даних.

Наявність аналітики не допоможе краще приймати рішення, якщо не визначити вимоги до якості даних і не керувати ними. Першим і відносно простим кроком для поліпшення якості даних є впровадження інструментів забезпечення дотримання певних галузевих стандартів, класифікаторів та/або термінологічних словників. Цей крок має супроводжуватися відповідними законодавчими та нормативними змінами щодо обов’язкового застосування стандартів, словників. Другим кроком, який в ідеалі має здійснюватися паралельно, є визначення критичних і найважливіших даних, розробка процедур контролю та впровадження інструментів для підтримки контролю якості даних на всіх рівнях. Також потрібні додаткові процедури та інструменти для регулярного керування якістю даних, як-от дедуплікація даних, перевірка сховищ основних даних, узгодженість даних і підтвердження автентичності даних.

4. Повнота даних.

У 2022 році Урядом країни було ухвалено зміни до Ліцензійних умов провадження господарської діяльності з медичної практики. Згідно з ними передбачено, що заклади охорони здоров’я незалежно від форми власності мають зареєструватися та вести медичні записи в електронній системі охорони здоров’я, а саме – медичні висновки про тимчасову непрацездатність, медичні висновки про народження, електронні рецепти та направлення тощо.

Таким чином, поступова цифровізація медичної сфери дозволяє сформувати єдиний простір медичних даних, що, своєю чергою, має низку переваг як для пацієнтів, так і для медичних працівників.

Так повна інформація про здоровʼя пацієнта буде зберігатися централізовано та захищено. А пацієнт матиме доступ до своєї електронної медичної карти, незалежно від того, в якому закладі він лікується – комунальному чи приватному. 

5. Аналітика даних.

Останнім штрихом дорожньої карти депаперизації і прийняття рішень на підставі даних є налаштування точних інструментів аналізу даних. Перші кроки будуть зосереджені на розробці та затвердженні концепції аналітики даних охорони здоров’я з переліком основних показників системи охорони здоров’я. Подальші кроки включатимуть створення та налаштування платформи даних із розширеними можливостями для аналітики та картування даних, у тому числі з метою дослідження і розробки нових інструментів. Для нього знадобиться гармонізація регуляторного поля із загальноприйнятими міжнародними правилами та стандартами, такими як GDPR, HIPAA та правилами і стандартами ЄС щодо даних про здоров’я та інформатики. 

6. Технічні можливості.

Повинні бути створені певні передумови для депаперизації та прийняття рішень на основі даних, адже це, безумовно, передбачатиме використання, генерування і обробку величезних обсягів даних. Більше того – повноцінна депаперизація вимагає повної комп’ютеризації на всіх рівнях.

4.7.8. Перші результати депаперизації

Фактично перший етап реалізації депаперизації в охороні здоров’я розпочався ще з 2017 року із запуском електронної системи охорони здоров'я, в якій станом на сьогодні доступний такий функціонал:

• декларації про вибір лікаря ПМД;
• електронні медичні записи; 
• електронні рецепти;
• електронні направлення;
• плани лікування;
• медичні висновки про народження та про тимчасову непрацездатність; 
• модуль імунізації;
• функіонал обліку реабілітаційних втручань з використанням МКФ тощо.

4.7.9. Висновки

Депаперизацію в сфері охорони здоров’я слід розглядати як процес, поетапний перехід заміщення паперових форм відповідними структурованими електронними медичними записами. 

Перевагами депаперизації є: посилення безпеки, спрощений документообіг, зменшення навантаження на медичних працівників та покращена доступність надання медичних послуг для пацієнтів.

4.7.10. Корисні посилання

Нормативно-правові акти:

1. Постанова Кабінету Міністрів України від 25.04.2018 № 411 “Деякі питання електронної системи охорони здоров’я”

2. Розпорядження Кабінету Міністрів України від 28.12.2020 № 1671 “Про схвалення Концепції розвитку електронної охорони здоров’я”

3. Наказ МОЗ від 07.10.20222 № 1832 “Про затвердження пріоритетних напрямів розвитку сфери охорони здоров'я на 2023 - 2025 роки”

4. Наказ МОЗ від 28.02.2020 № 587 “Деякі питання ведення Реєстру медичних записів, записів про направлення та рецептів в електронній системі охорони здоров’я”

Ключові слова / Теги

Цифровізація, депаперизація, електронні медичні записи, електронна система охорони здоров’я, ЕСОЗ

Наступна сторінка: Сучасний стан розвитку телездоров’я та телемедицини в світі