Огляд процесу оцінювання та роботи електронної системи
Огляд процесу оцінювання та роботи електронної системи
1. Усі етапи оцінювання фіксуються в електронній системі. Система записує всі дії користувачів, допомагає користувачам підказками, класифікаторами та перевірками, запровадженими задля забезпечення якості даних.
2. Інформація про діяльність команд є прозорою і висвітлюється на публічних аналітичних панелях (дашбордах МОЗ) онлайн, тож пацієнти та лікарі можуть легко знайти довідкову інформацію про доступні профілі команд у закладах охорони здоров’я, контакти адміністраторів, об’єктивно порівняти роботу команд, черги та рішення, а також обрати заклад, де людина хотіла б пройти оцінювання.
3. Електронна система дозволяє зафіксувати справу пацієнта у форматі заповнених електронних форм, доповнених історичними медичними чи іншими документами, необхідними для оцінювання. Документи надаються у вигляді PDF-файлів. Таким чином, завжди можна побачити, яку справу подав лікар, як вона змінювалася у разі уточнень чи доповнень у процесі модерації, якою була на момент оцінювання, які рішення приймав кожен лікар, хто і які документи додавав — зокрема в межах процесу оскарження чи перевірки обґрунтованості рішень. Це усуває можливість підроблення документів до справи заднім числом.
4. Керівник закладу або заступник керівника створює користувачів та команди, додає довідкову інформацію про команду: де проводиться очне оцінювання, які члени експертних команд залучені з-поміж усіх доступних працівників, формує графік роботи команд (дні тижня, проміжки часу, час перерви). Система перевіряє, щоб для кожного профілю команд було щонайменше дві діючі команди (наприклад, дві або три травматологічні команди), а також щоб у кожній команді було щонайменше троє лікарів і відповідні обов’язкові профільні спеціалісти. У подальшому буде впроваджено автоматичне формування команди на основі графіків і спеціалізацій лікарів закладу та діагнозів пацієнта у справі.
5. Адміністратор команд допомагає в організації графіка команди шляхом створення стандартних проміжків часу (інтервалів, таймслотів), а також перевіряє справу на повноту та якість: чи заповнене направлення та чи прикріплені документи збігаються і відповідають заявленому, чи є підстави й можливість для обраної форми засідання. За потреби може залишити коментар для команди — наприклад, у разі виявлення помилок у формі відповідно до документів, щоб команда звернула на це увагу й уважніше звірила форму та документи під час оцінювання. Також адміністратор зазначає розмір справи, фіксуючи кількість сторінок у прикріплених медичних документах та кількість необхідних проміжків часу для розгляду справи (наприклад, якщо проміжок — 30 хвилин, одна справа може потребувати 30 хвилин, а інша — 90 хвилин). Це дозволяє лікарям розуміти обсяг справ, запланованих на день.
6. Якщо адміністратор бачить відсутність підстав для оцінювання згідно з чинним законодавством, грубі помилки чи неповноту заявленої інформації, він або вона можуть повернути справу лікуючому лікарю на доопрацювання направлення. У разі, якщо команда під час оцінювання виявила потребу в додаткових або оновлених обстеженнях, неявку пацієнта чи інший форс-мажор — уся ця інформація також фіксується в системі із зазначенням чітких причин і потреб. Тож у випадку необґрунтованих повернень справи до лікуючого лікаря це буде легко перевірити, а, за потреби, лікуючий лікар має можливість під час наступної спроби направлення змінити заклад для оцінювання.
7. Інформація про статус справи та результати оцінювання, зокрема, чи прийнято справу, час і дату розгляду, витяг із рішення, надходить в електронному вигляді лікуючому лікарю та пацієнту. Лікар, який направив пацієнта, бачить усю інформацію в електронній системі, а пацієнт отримує повідомлення на вказану електронну пошту, а саме: дату, час, адресу місця, форму розгляду. У разі відсутності електронної пошти пацієнт може отримати інформацію у свого лікаря, а за потреби — роздрукувати направлення чи витяг із рішення експертної команди. У такому випадку пацієнта також необхідно поінформувати рекомендованим листом на адресу, зазначену в направленні.
8. Замість сталих складів комісій для усіх справ, як це було раніше, тепер під кожну справу обирається експертна команда з усіх доступних команд потрібного профілю у цьому закладі. Система також автоматично контролює, щоб справа не потрапила до експертної команди, до складу якої входить лікуючий лікар, що направив справу на розгляд. Тож після перевірки адміністратором справа відправляється системою в чергу. Система обирає команду відповідно до діагнозу та профілю, призначаючи справу на найближчий доступний час до тієї з профільних команд, яка має необхідну кількість вільних часових слотів. Оскільки для кожного профілю в закладі існує щонайменше дві команди, справи розподіляються між різними командами. У майбутньому команда формуватиметься щоразу під конкретний випадок відповідно до основного та супутнього діагнозів пацієнта та спеціальностей лікарів.
9. Пацієнт не знає, які саме лікарі та яка команда проводитиме оцінювання його повсякденного функціонування, а лікарі не знають, з яким пацієнтом і коли працюватимуть до дня оцінювання, коли система відкриє їм справи. Справи стають доступними з початку дня, коли заплановане оцінювання, тож за можливості лікарі можуть ознайомитися з ними заздалегідь, самостійно. За відсутності такої можливості, безпосередньо у призначений час оцінювання лікарі можуть переглядати документи та формувати свою позицію. Це питання організації графіка цієї діяльності в межах кожного закладу та узгоджених підходів у колективі.
10. Оцінювання може проводитися не лише очно в закладі, а й з виїздом до місця перебування або лікування особи (за наявності відповідних підстав), дистанційно — засобами телемедицини (відеозв’язок), або заочно — на основі документів. Електронна система надає підказки щодо умов та критеріїв, які дозволяють застосувати заочну форму. Враховуючи, що перелік справ у команди закритий до дня оцінювання, система надає довідкову деперсоніфіковану інформацію керівникові, щоб організувати додаткові процеси. Зокрема, інформацію про час та місце виїзних оцінювань, якщо такі будуть, або поштові адреси пацієнтів, у справах яких не вказано електронної пошти і які потребують відправки сповіщення поштою.
11. Для кожної справи система визначає головуючого у цьому оцінюванні серед тих лікарів команди, які за своєю спеціальністю можуть бути головуючим відповідно до профілю команди. Наприклад, у команді загального профілю головуючим може бути призначений лікар-терапевт, лікар-кардіолог, лікар-невролог або лікар-ендокринолог. При цьому в онкологічній команді — лише лікар-онколог або лікар-онкохірург, а в офтальмологічній — лише лікар-офтальмолог.
12. Під час оцінювання електронна система дозволяє зафіксувати позицію кожного члена команди щодо кожного пункту оцінювання, за яким ухвалювалося рішення, а також кінцеве спільне (колегіальне) рішення щодо кожного пункту. Під час підписання протоколу кожен із членів експертної команди викладає свою думку та особисті обґрунтування щодо пацієнта та прийнятого рішення. Так, за потреби можна проаналізувати, якими були обговорення та позиції лікарів експертної команди, адже протокол заповнюється спільно. Внесення позицій відбувається під час ведення протоколу, який заповнює один із лікарів, на якого покладено ці обов’язки. Після завершення формування протоколу лікар накладає на нього свій електронний підпис, і документ передається на підпис решті лікарів в електронній системі.
13. Під час оцінювання, якщо експертна команда вважає за потрібне направити пацієнта на додаткові обстеження у зв’язку з підозрою на супутній діагноз або з об’єктивною потребою в більш актуальній інформації (наприклад, якщо основні лабораторні дослідження для встановлення діагнозу було проведено понад рік тому без контрольних звернень), вона може зробити це лише один раз. Команда фіксує повний перелік необхідних обстежень та номер направлення з ЕСОЗ у системі ЕСОПФО. Направлення в ЕСОЗ на ці обстеження має виписати головуючий експертної команди з відповідним типом епізоду. Після цього всі члени команди підписують протокол з рішенням щодо направлення на додаткові обстеження та відповідним переліком, і справа переходить у статус очікування — до моменту, поки пацієнт не повідомить адміністратора про проходження обстежень або не надасть результати. Приймаються лише ті обстеження, які зафіксовані в електронній системі охорони здоров’я (ЕСОЗ). Файл із результатами прикріплює адміністратор закладу або експертна команда. Після отримання результатів додаткових обстежень експертна команда приймає рішення на основі наявних медичних документів. Строк подання результатів додаткового медичного обстеження до експертної команди не може перевищувати 60 календарних днів з моменту направлення.
14. Рішення експертних команд після оцінювання підписуються електронним підписом кожного члена з обґрунтуванням позиції. Рішення вважається прийнятим після підписання всіма членами команди — лише після цього формується спільне рішення щодо результатів оцінювання, а також витяги з рішення для пацієнта. Інформація про рішення автоматично передається в соціальну сферу — до Єдиної інформаційної системи соціальної сфери, а звідти — до Пенсійного фонду України.
Під час очного розгляду паперовий витяг із рішення, а також, за наявності, рекомендація, що є медичною частиною індивідуальної програми реабілітації, надаються людині на руки з підписами та мокрими печатками. Заклад може попросити розписатися в журналі видачі витягів. Додаткові копії витягів чи рекомендацій надаються в межах адміністративних послуг закладу охорони здоров’я. За запитом пацієнта витяг може бути додатково пронумерований і прошитий (наприклад, для подання до ТЦК).
15. Оскарження або перевірка обґрунтованості рішень. У разі незгоди з рішенням експертної команди особа або її представник мають право подати заяву про оскарження. Це можна зробити у паперовій формі — безпосередньо до Центру оцінювання функціонального стану людини, або в електронній — через лікуючого лікаря. Скарга має бути подана не пізніше ніж через 40 календарних днів з дати прийняття рішення. У разі хвороби, підтвердженої листком непрацездатності, або відрядження, підтвердженого відповідним наказом, людина може звернутися з оскарженням після закінчення 40 днів, надавши документи, що підтверджують причини затримки.
Для розгляду скарги формується експертна команда Центру оцінювання, до складу якої входять лікарі з різних державних або комунальних медичних закладів. Команди Центру розглядають документи, які були надані в межах первинного оцінювання, щоб перевірити, чи було ухвалено правильне рішення на підставі наданої інформації. У межах перевірки обґрунтованості, за потреби, можливе очне оцінювання або дообстеження на базі установ МОЗ у Дніпрі та Вінниці. Натомість під час оскарження рішення дообстеження можуть проводитися в будь-якому закладі охорони здоров’я за наявності електронного направлення.
За результатами розгляду скарги рішення може бути підтверджене, скасоване або змінене. Окрім того, рішення експертних команд можуть бути перевірені Центром оцінювання на обґрунтованість прийнятого рішення — за запитом правоохоронних органів, на підставі судових рішень або за ініціативою обласної робочої групи з моніторингу щодо проведення оцінювання повсякденного функціонування.
Електронна система ОПФО: загальні принципи
Нова електронна система доступна закладам охорони здоров’я безоплатно. Вона працює онлайн по всій Україні для закладів охорони здоров’я будь-якої форми власності, навіть без договору з НСЗУ, а також для лікарів, які направляють на оцінювання повсякденного функціонування.
ЕСОПФО побудована з використання платформи Дія.Engine, яка має комплексну систему захисту інформації (КСЗІ) та відповідає специфікаціям міжнародної ініціативи GovStack.
Для входу та використання системи необхідно, щоб заклад був заведений у систему працівниками ДП «Електронне здоров’я», які здійснюють її адміністрування та забезпечують реалізацію технічних і технологічних заходів з надання, блокування та анулювання доступу до електронної системи. Після цього керівник закладу вносить відповідну інформацію про відповідального працівника. Саме після цього працівник зможе увійти в систему з використанням кваліфікованого електронного підпису.
У подальшому систему буде інтегровано з МІС для спрощення роботи лікарів.
Система дозволяє формувати направлення на проведення оцінювання повсякденного функціонування, обирати заклад з урахуванням черги справ, організовувати роботу команд, проводити модерацію справ та саме оцінювання, а також надавати друковані форми витягів із рішень та рекомендацій, зокрема:
● створювати або редагувати дані закладу та його підрозділів;
● створювати або редагувати працівників закладу, призначати їм ролі в системі;
● створювати направлення та прикріпляти до нього документи;
● формувати експертні команди за профілем;
● зазначати місця проведення очних засідань і довідкову інформацію;
● вести графік експертних команд та переглядати власний графік лікаря експертної команди;
● переглядати справи щодо проведення оцінювання;
● формувати перелік пацієнтів і листи для направлення на пошту;
● формувати перелік адрес для виїзних засідань;
● формувати документи та витяги з них для друку;
● повідомляти пацієнтів та лікуючих лікарів про дату, час і місце проведення оцінювання, а також надсилати пацієнту на пошту електронний витяг з рішення команди;
● здійснювати підписання документів та вчинення дій в електронній системі з використанням електронного підпису;
● створювати статистичні знеособлені та довідкові дані для інформування пацієнтів і громадськості;
● вивантажувати статистичні дані для керівників закладів.