Лист МОЗ України від 04.12.2009 №10.03.68/2791 ""Щодо вимог до заповнення форм № 3 “Звіт про штати та контингенти” за 2009 рік"

Керівникам фінансових служб установ, організацій та закладів, підпорядкованих Міністерству охорони здоров'я України

Міністерство охорони здоров'я України надає рекомендації для використання в роботі по заповненню форм № 3 “Звіт про штати та контингенти”.

Всі форми 3 (крім 3-19) створюються у групи форм “МОЗ України – звітність”, а саме :

а) “Ф.3-1 Звіт про виконання плану по штатах і контингентах органів державного управління, судів і прокуратури, науково-дослідних установ” (код форми F31M0Z01) заповнюється науково-дослідними установами та закладами культури окремо по кожному з наявних кодів програмної класифікації видатків (відповідно КПКВ 2301020, 2301050, 2301410 та 2301420);

б) “Ф.3-2 Звіт про виконання плану по штатах і контингентах закладів підготовки і підвищення кваліфікації кадрів” заповнюється закладами освіти (відповідно КПКВ 2301070, 2301080 та 2301120);

в) “Ф.3-4 Звіт про виконання плану по штатах і контингентах закладів охорони здоров'я та соціального забезпечення” - річна - (код форми F3_403) - заповнюється закладами охорони здоров'я по кожному з наявних кодів програмної класифікації (КПКВ 2301100, 2301110, 2301170, 2301180, 2301190, 2301200, 2301230, 2301250, 2301350 та 2301520);

Форма № 3-4 складається бюджетними закладами на підставі кошторисів з урахуванням змін, внесених протягом звітного періоду, а також на основі типових форм первинної облікової документації.

До первинної облікової документації для визначення кількісного складу працівників належать:

• наказ (розпорядження) про прийом на роботу, переведення на іншу роботу, припинення трудового договору;
• особова картка;
• наказ (розпорядження) про надання відпустки;
• табель обліку використання робочого часу та розрахунку заробітної плати;
• інші документи первинного та бухгалтерського обліку, затверджені у встановленому порядку, що характеризують кількісний та якісний склад працівників, їхній дохід у грошовій, натуральний формах, а також розміри пільг і компенсацій.

Облікова кількість штатних працівників визначається на певну дату звітного періоду, наприклад, на перше або останнє число місяця, включаючи прийнятих працівників і виключаючи тих, які вибули в цей день.

В обліковій кількості штатних працівників за кожний календарний день враховуються особи, які фактично працювали, а також відсутні на роботі з будь-яких причин, тобто усі працівники, які перебувають у трудових відносинах незалежно від виду трудового договору.

У випадку передачі або прийому у звітному періоді закладів (структурних підрозділів), штатів і контингентів, зміни у мережі необхідно відображати у звіті як за плановими, так і за звітними показниками, з початку року, незалежно від терміну цих змін. При цьому обґрунтування зміни плану по мережі, штатах та контингентах подається у пояснювальній записці до звіту.

Звітні дані по мережі, штатах і контингентах мають бути достовірними, об'єктивними, реальними і на початок звітного року повинні відповідати фактичним данім на кінець минулого року.

При складанні “Ф.3-4 Звіт про виконання плану по штатах і контингентах закладів охорони здоров'я та соціального забезпечення” заповнюється кожний рядок:

• рядок 010 - “Установи” - кількість установ;

• рядки 020-025 – “Штатні одиниці” - зазначається чисельність медичного та іншого персоналу виходячи з кількості зайнятих посад (ставок), включаючи посади (ставки), що зайняті сумісниками та особами, які прийняті на тимчасову роботу на вакантні посади (ставки). Посада головного лікаря включається до загальної кількості лікарських посад. Фактична наявність штатних посад на початок року і на кінець року (гр. 4 і гр. 5) та середня кількість штатних посад (гр. 7) визначається по кількісному складу, включаючи осіб тимчасово відсутніх у зв'язку з хворобою, відпусткою, відрядженням та з інших причин. Показник середньорічної кількості штатних одиниць по річному плану (гр. 6) заповнюється відповідно до розрахунків по плановому фонду оплати праці на поточний рік;

• рядки 030-035 - “Фонд оплати праці” - річний план (гр. 6) та виконано за звітний рік (гр. 7) відображається основна заробітна плата (по кошторису та фактична), відповідних категорій штатних працівників, без урахування виплати за чергування, роботу в святкові та вихідні дні, оплати консультантів, виплат по компенсаціях за невикористану відпустку, вихідної допомоги при звільненні та інших одноразових виплат. Звертаємо увагу на те, що дані рідів 030-035 - Фонд оплати праці - заповнюються в тис. грн. з двома знаками після коми. 
  Планові показники про кількість ліжок і ліжко-днів у звичайних стаціонарах, стаціонарах денного перебування та денних стаціонарах, а також дані про кількість лікарських відвідувань в амбулаторно-поліклінічних закладах (гр. 6 у форми 3-4), наводяться за розрахунками до кошторису, затвердженими Міністерством охорони здоров'я України.

• рядки 040, 060 і 080 - “Ліжка” - щодо показників фактичної кількості розгорнутих ліжок (гр. 7) наводяться за даними статистичного звіту форми № 47- здоров. 
  Розгорнутим ліжком вважається кожне ліжко, яке фактично обладнане і готове до прийняття хворих, незалежно від того зайняте воно чи ні. Ліжка, які тимчасово не працюють внаслідок дезинфекції, карантину, або поточного чи капітального ремонту приміщень, враховуються у числі фактично розгорнутих. Тимчасові (приставні) ліжка до числа розгорнутих ліжок не включаються, але кількість днів, проведених хворими на цих ліжках, включаються до показника “Ліжко-дні” до рядків 050, 070 і 090.

• рядки 050, 070 і 090 - “Ліжко-дні” - показник фактичної кількості (гр. 7) визначається за підсумком фактичного числа хворих на початок кожного дня звітного періоду за даними статистичного оперативного обліку, що веде заклад. 
  Основним показником діяльності амбулаторно-поліклінічних закладів, як самостійних, так і об'єднаних з лікарнями, є кількість відвідувань хворими лікарів.

• рядок 100 - “Лікарські відвідування” - показник планової кількості таких відвідувань (гр. 6) визначається виходячи з кількості лікарів, що ведуть амбулаторний прийом за окремими спеціальностями та нормами навантаження за годину. У (гр. 7) вказується фактична кількість відвідувань до лікарів в поліклініці та лікарями хворих на дому за кожний день звітного періоду по даних обліку. 
  У закладах охорони здоров'я, що підпорядковані МОЗ, наводяться відвідування до лікарів-стоматологів і зубних лікарів (рядок 102) та інші відвідування - (рядок 103).

• рядки 110-180 - планові показники (гр. 6) наводяться у кількості і сумі, яка затверджена кошторисом, з урахуванням змін внесених протягом звітного періоду, а по виконанню (гр. 7) - за фактичними даними.

Інформація щодо зовнішньої кубатури будівель наводиться за умови, що будівлі утримуються на балансі закладу.

Планові та фактичні показники по формі № 3-4 за квартал складається у порядку, визначеному для річної форми № 3-4.

г) “Ф.3-8 Звіт про виконання плану підготовки наукових кадрів у вищих навчальних закладах і науково-дослідних установах” заповнюються закладами підготовки та підвищення кваліфікації (КПКВ 2301070, 2301080), а також науково-дослідними установами, що здійснюють підготовку наукових кадрів (КПКВ 2301050, а саме: УкрНДІ соц. і суд. псих. та наркології; Укр. НДІ мед. реабілітації та курортології; Укр. НДІ медсоцпроблем інвалідності; УНПЦ екстреної меддопомоги і медицини катастроф) і мають видатки по виду видатків “Стипендії”, передбачені планом використання бюджетних коштів, окремо по загальному та спеціальному фондах.

Форма 3-19 “Звіт про виконання плану по штатах і контингентах інших закладів і установ” - річна - в системі "БЕСТ - ЗВІТ" створюється у групі форм “Держказначейство - річна звітність” (найменування форми - “Ф. №3-19 (річна) Звіт про виконання плану по штатах і контингентах інших закладів і установ”, код форми - F3_1903) та заповнюється:

• за загальним фондом - методичні кабінети (КПКВ 2301090);
• за спеціальним фондом - організації, установи та заклади, що мають штатні одиниці, які утримуються за рахунок спеціального фонду.

Звертаємо увагу на те, що рядки 040 і 050 – “у тому числі фонд оплати праці штатного персоналу” складається в тис. грн.