Внутрішній аудит

Інформація
про результати внутрішнього аудиту діяльності Державної установи «Український медичний центр спортивної медицини
Міністерства охорони здоров’я України»

 

Відповідно до Плану діяльності з внутрішнього аудиту Міністерства охорони здоров’я України на ІІ півріччя 2018 року, затвердженого в.о. Міністра від 12 червня 2018 року, згідно з наказом Міністерства охорони здоров’я України від 09.08.2018 № 84-Адм проведено внутрішній аудит діяльності Державної установи «Український медичний центр спортивної медицини Міністерства охорони здоров’я України» за період з 01 січня 2016 року по 30 червня 2018 року.

 

Впродовж 2016 – І півріччя 2018 років Державна установа «Український медичний центр спортивної медицини Міністерства охорони здоров’я України» здійснювала роботу відповідно до основних напрямків статутної діяльності.

 

Наявність розроблених внутрішніх розпорядчих документів, що регламентують питання контролю за експлуатацією медичної техніки, призначення відповідальних осіб, створення інвентаризаційних комісій, тощо, свідчать про запровадження керівником Установи елементів внутрішнього контролю.

 

Аудиторською групою підтверджується наявність в Установі відповідних розрахунків та економічних обґрунтувань за загальним фондом кошторису.

 

Ведення бухгалтерського обліку в цілому здійснюється Установою у відповідності до вимог чинного законодавства, але відсутність спеціалізованого програмного продукту ускладнює роботу бухгалтерії і може призвести до несвоєчасного виявлення вірогідної помилки.

 

Відповідальними особами дотримується порядок складання штатного розпису та витрачання коштів на оплату праці. Формування посадових окладів працівників, проведення доплат, надбавок до них, інших виплат, здійснюється відповідно до вимог чинного законодавства.

 

Водночас, у ході аудиторського дослідження виявлено порушення та недоліки в діяльності Центру.

 

Дослідженням встановлено, що у розрахунку видатків про зміни до кошторису у березні 2018 року за спеціальним фондом на оплату праці було передбачено суму 23 810 грн., що фактично була спрямована на виплату премій співробітникам, але всупереч пунктів 22 і 29 Порядку № 228, згідно з яким показники видатків бюджету, які включаються до проекту кошторису, повинні бути обґрунтовані відповідними розрахунками за кожним кодом економічної класифікації видатків бюджету, не допускається прийняття в кошторисах сум, не підтверджених розрахунками та економічними обґрунтуванням. Проте, деталізованих розрахунків до аудиту не надано.

 

До аудиту не надано підтвердження про проведення атестації робочого місця практичного психолога, у зв’язку з чим підвищення до посадового окладу практичного психолога у розмірі 15% було безпідставним, що призвело до неправомірного використання бюджетних коштів у сумі 1609,84 грн.

 

В ході співставлення та аналізу інформації розрахункових відомостей із заробітної плати (меморіальним ордером № 5) та формою № 1 ДФ встановлено наступне:

 

- в ІІІ кварталі 2016 року була виявлена розбіжність на суму 372,73 грн.;

 

- в І кварталі 2017 року була встановлена відсутність в податковому розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь фізичних осіб, і сум, утриманого з них податку працівника Установи., що призвело до невірного відображення сум доходів працівника;

 

- за І та ІІ квартали 2018 року виявлені розбіжності на суму 1338,50 грн.

 

Виявлені порушення були усунуті відповідальними особами в ході проведення аудиторського дослідження, проте вказане свідчить про недостатній рівень дієвості системи внутрішнього контролю в Установі.

 

Подання на преміювання працівників за період 2016-2017 років керівниками структурних підрозділів не здійснювалось, визначення премії кожному працівнику визначалось директором одноособово всупереч положенням Колективного договору, що діяв в Установі.

 

Аналізуючи цивільно-правові договори, аудиторська група приходить до висновку про нерозуміння керівництва Центру різниці між трудовими та цивільно-правовими договорами.

 

Наявність в Установі інженера-програміста ставить під сумнів доцільність укладення цивільно-правових договорів про отримання послуг з обслуговування комп’ютерних систем та витрачання коштів на їх оплату. За період, що підлягав дослідженню, Центром було укладено 9 таких договорів. Таким чином, прийняття неефективних управлінських рішень щодо залучення сторонніх осіб для виконання робіт, які передбачені посадовими інструкціями штатних працівників, призвело до здійснення Центром додаткових (зайвих) витрат на суму, що приблизно складає 129 600 грн.

 

Результати аудиту повноти оприбуткування, стану збереження та використання основних засобів, інших необоротних активів та товарно-матеріальних цінностей свідчать про недосконалий рівень організації системи внутрішнього контролю в Установі.

 

В процесі проведення вибіркової інвентаризації були встановлені деякі порушення, зокрема:

 

- майно, яке знаходиться в орендованому нежилому приміщенні за адресою: м. Київ, вул. Столичне шосе, 19, та використовується співробітниками Центру, не обліковується на балансі чи позабалансі Установи;

 

- у орендованому приміщенні стоматологічного кабінету, який знаходиться у спільному користуванні Установи та балансоутримувача за адресою: м. Київ, вул. Тарасівська, 6 6а, співробітниками Центру використовується стоматологічна установка, яка не обліковується на балансі Установи.

 

- форми журналів ведення обліку лікарських засобів та медичних виробів не в повному обсязі відповідають формам, затверджених наказом № 635.

 

Підсумовуючи зазначене та враховуючи наявність недоліків у побудові внутрішнього контролю за результатами аудиту, з метою покращення рівня і якості внутрішнього контролю за процесами у фінансовій, господарській діяльності та дотриманні вимог законодавства у майбутньому за результатами аудиту сформовано та надано Установі рекомендації.

 

Управління аудиту та аналітики

МОЗ України

Інформація
Про результати внутрішнього аудиту діяльності Державної установи
«Український науково-дослідний протичумний інститут імені І.І. Мечнікова Міністерства охорони здоровя України»

 

Відповідно до Плану діяльності з внутрішнього аудиту Міністерства охорони здоров’я України на ІІ півріччя 2018 року, затвердженого в.о. Міністра від 12 червня 2018 року, згідно з наказом Міністерства охорони здоров’я України від 02.11.2018 № 114-Адм проведено внутрішній аудит діяльності Державної установи «Український науково-дослідний протичумний інститут імені І.І. Мечнікова Міністерства охорони здоров’я України» за період з 01 січня 2017 року по 30 вересня 2018 року.

 

Аудиторським дослідженням засвідчено, що за період з 01 січня 2017 року по 30 вересня 2018 року діяльність Державної установи «УНДПЧІ МОЗ України» зводилась виключно до написання науково-дослідних робіт на замовлення МОЗ України. В процесі дослідження не знайшло свого підтвердження виконання інших завдань та функцій, передбачених Статутом, у зв’язку з чим мета, задля якої Інститут був створений, залишається не досягнутою.

 

В ході аудиторського дослідження встановлена відсутність ефективної основи для створення та функціонування системи внутрішнього контролю, що стало причиною порушення чинного законодавства України та недоліків в діяльності Установи.

 

До аудиту не представлені підтверджуючі документи щодо проведення в установленому порядку атестації Інституту, що свідчить про відсутність ефективних управлінських рішень та внутрішнього контролю, які стали причиною порушення вимог Закону України «Про наукову і науково-технічну діяльність» та Порядку проведення державної атестації наукових установ.

 

Прийняття відповідальними особами неефективних управлінських рішень під час формування штатного розпису Установи стало причиною розбіжностей між формальними та фактичними структурою та штатними розписами.

 

До аудиту не надано жодного оригіналу штатних розписів на 2018 рік та відсутній оригінал штатного розпису за КПКВ 2301350 «Організація і регулювання діяльності установ та окремі заходи у системі охорони здоров’я» на 2017 рік. Встановлена фактична відсутність Планово-економічного відділу, відсутність працівників з даного напрямку діяльності, а також відсутність вказаної структурної одиниці в штатних розписах Установи. Водночас, штатним розписом Інституту по КПКВ 2301350 передбачена посада начальника Відділу кадрів, проте Відділ кадрів в структурі Установи відсутній.

 

Відсутність системи управління та внутрішнього контролю за процесом проведення курсів (циклів) інформації та стажування на базі Інституту стала причиною невідповідності чинному законодавству України дій Інституту, пов’язаних із організацією та проведенням курсів (циклів) інформації та стажування, що, як наслідок, ставить під сумнів дійсність виданих за результатами проходження таких курсів Посвідчень про підвищення кваліфікації, а також доцільність витрачання державних коштів на зазначені цілі.

 

Так, всупереч наказу МОЗ України від 22.07.1993 № 166 плани і програми курсів та персональний список фахівців Інституту, на яких може бути покладена «викладацька» робота, не затверджені МОЗ України; Інститут не внесений до Переліку закладів, що проводять підвищення кваліфікації лікарів (провізорів) на курсах інформації і стажування.

 

Всупереч Закону України «Про наукову і науково-технічну діяльність» протягом 2016-2018 років на посади наукових співробітників Інституту було прийнято працівників за строковим трудовим договором (контрактом) та без проведення конкурсу. Водночас, для дослідження не були представлені заяви працівників про прийняття на роботу та контракти, які відповідно до наказів про прийняття на роботу, були умовою працевлаштування вищевказаних працівників (відповідно до статті 24 КЗпПУ додержання письмової форми трудового договору є обов’язковим при укладенні контракту). Недотримання та ігнорування відповідальними особами в момент укладення трудових договорів (контрактів) вимог діючого законодавства відповідно до статті 9 та 215 ЦКУ дає підстави вважати відносини між науковими співробітниками та Інститутом (як роботодавцем) недійсними правочинам. На заробітну плату цим працівникам були витрачені кошти державного бюджету у сумі 845 421,26 грн.

 

Відсутність належних управлінських рішень та внутрішнього контролю в Установі мають наслідком порушення вимог Закону України «Про ліцензування видів господарської діяльності» та постанови КМУ від 02.03.2016 № 285. Так, за період існування в структурі Інституту Спецполіклініки керівництвом Установи не було вжито заходів для отримання Ліцензії на медичну практику. В ході фактичної перевірки, спостереження, обстеження та усного інтерв’ювання аудиторська група приходить до висновку про не виконання покладених на Спецполіклініку завдань та недосягнення нею мети задля якої її було створено, та як наслідок – нераціональне використання державних коштів у сумі 1 369 799,82 грн. у 2017 році та 1 010 695,65 грн. за 9 місяців 2018 року. Водночас, статутні завдання Інституту та предмет його діяльності не передбачають здійснення останнім медичної практики. Разом з тим, за результатами проведеного в 2012 році аудиту аудиторською групою МОЗ України були надані рекомендації в.о. директору Установи звернутися до МОЗ України щодо оптимізації структури Інституту з метою закриття Спецполіклініки, які, підсумовуючи зазначене, на момент проведення даного аудиторського дослідження, залишаються невиконаними.

 

У зв’язку із відсутністю системи управління та внутрішнього контролю наявний факт порушення відповідальними особами умов Статуту за процесом використання та збереження державного майна.

 

Зокрема, без погодження Уповноваженого органу управління та без належних на те підстав, відповідно до акту приймання-передачі від 28.05.2012 майно Інституту (кам’яний житловий будинок та підсобні приміщення, що знаходиться за адресою вулиця Шевченка, 11 в селі Гуляївка, Березівського району, Одеської області) комісією Інституту було передано дезінфектору Лабораторії епізоотології особливо небезпечних інфекцій. В ході фактичної перевірки, спостереження та обстеження, усного інтерв’ювання з останньою отримані пояснення про те, що вона з моменту прийняття на роботу (28.05.2012) проживає там постійно та на роботі з’являється за викликом керівника (2-3 рази на місяць).

 

«Вільний графік роботи» дезінфектора Лабораторії епізоотології особливо небезпечних інфекцій ставить під сумнів обґрунтованість та ефективність витрачання коштів на оплату праці (за період січень-грудень 2017 року працівнику нарахована заробітна плата у сумі 46 943,25 грн., за період січень-вересень 2018 року – 42 381,79 грн.).

 

Відсутність належно оформлених документів, що визначають організаційно-правове становище працівників, свідчить про незадовільну та безвідповідальну роботу кадрової служби.

 

В ході вибіркового дослідження посадових інструкцій та особових справ працівників Інституту встановлено, що жоден з працівників Лабораторії епізоотології особливо небезпечних інфекцій, Лабораторії індикації особливо небезпечних біологічних та патогенних агентів, Лабораторії індикації збудників бактеріальних ОНІ не ознайомлений з положеннями посадових інструкцій відповідно займаних посад, а особові справи працівників зазначених лабораторій не містять жодних документів, крім копії паспорту та ідентифікаційного номера.

 

Відсутність належного управління та внутрішнього контролю за процесами в Установі є причиною порушення відповідальними особами чинного законодавства України та створює ризик притягнення їх до кримінальної відповідальності.

 

Так, в.о. директора Інституту було укладено два договори з ПСП «Міраж», предметом яких був обробіток належної Інституту земельної ділянки площею 62,4 га в с. Гуляївка, Березівського району, Одеської області: Договір № 4 про спільну діяльність від 15.07.2017 та Договір № 5 про співпрацю від 01.10.2017. Сума Договору № 4 складала 30 000 грн., яку ПСП «Міраж» зобов’язувався перерахувати Інституту. Договір № 5 є безоплатним.

 

Аналізуючи умови вказаних договорів та відповідно до інформації, наданої головою комісії з реорганізації про те, що сума за договором № 4 від ПСП «Міраж» на розрахункові рахунки Інституту за 2017 рік не надходила, а також інформації, наданої директором ПСП «Міраж» про здійснення готівкових розрахунків за вказаним договором шляхом передачі обумовленої суми 30 000 грн. юрисконсульту, аудиторська група прийшла до висновку про те, що у вище описаних діях наявні ознаки зловживання службовим становищем з метою заволодіння коштами, вчиненого в.о. директора Інституту та юрисконсультом.

 

Аналізуючи Договір між Установою та ЗАТ «Київстар» (ПрАТ «Київстар») від 15.02.2001 № 199/2001 на надання послуг з обслуговування та утримання обладнання аудиторська група засвідчує відсутність внутрішнього контролю за надходженнями та використанням коштів спеціального фонду Установи, що має наслідком фактичне використання майна державної власності без дотримання вимог Закону України «Про оренду державного та комунального майна» та недоотримання Інститутом надходжень до спеціального фонду.

 

Під час проведення вибіркової інвентаризації виявлено майно, що не обліковується на балансі Установи. Всі лишки були зафіксовані та відображені в окремих відомостях. Зазначене свідчить про формальний підхід при проведенні інвентаризації майна та незабезпечення керівником контролю за його обліком та збереженням.

 

Відсутність внутрішнього контролю за порядком ведення бухгалтерського обліку, використанням та збереженням державного майна має наслідком порушення у веденні бухгалтерського обліку, унеможливлює підтвердження даних фінансової звітності, а також викривлення даних бухгалтерського обліку та фінансової звітності, що призвело до завищення активів Інституту на суму 21 805 341,00 грн. Відсутність правовстановлюючих документів на майно, що безпідставно обліковується на балансі Установи, створює ризик його втрати.

 

За даними оборотно-сальдових відомостей за 9 місяців 2018 року в Установі на рахунку 1215 «Права на об’єкти промислової власності» знаходяться 16 патентів на загальну суму 810 373,00 грн., що були отримані Інститутом за результатами виконання останнім на замовлення МОЗ України науково-дослідних робіт. Винахідниками патентів на корисні моделі визначені конкретні працівники інституту – автори, а право власності закріплене за Установою. Враховуючи положення ЦКУ та те, що виконання науково-дослідних робіт здійснюється на замовлення МОЗ України та повністю фінансується за рахунок державного бюджету (у сумі 1 007 400,09 грн. у 2017 році та 1 001 589,28 грн. за 9 місяців 2018 року) аудиторська група приходить до висновку про доцільність розроблення Порядку замовлення та виконання науково-дослідних робіт науково-дослідними установами (підприємствами, організаціями), що входять до сфери управління МОЗ України.

 

У зв’язку із не забезпеченням керівництвом Інституту умов для виконання завдань, визначених Статутом, зловживання посадовими обов’язками, невиконання працівниками інституту покладених на них посадових обов’язків, невиконання актів та рішень Уповноваженого органу управління та неефективне використання бюджетних коштів, отриманих для здійснення статутної діяльності, у своїй сукупності дає ґрунтовні та беззаперечні підстави вважати про повну відсутність системи управління та внутрішнього контролю в Установі.

 

Підсумовуючи зазначене та враховуючи наявність суттєвих недоліків у побудові системи внутрішнього контролю за результатами аудиту надано негативний висновок.

 

З метою дотриманням вимог законодавства у діяльності Інституту та побудови системи внутрішнього контролю за результатами аудиту сформовано та надано аудиторські рекомендації.

 

Крім того, матеріали внутрішнього аудиту, що містять інформацію про зловживання службовим становищем з метою заволодіння коштами будуть передані до Сектору оцінки та усунення корупційних ризиків МОЗ України.

 

Управління аудиту
та аналітики МОЗ України

Інформація
про результати внутрішнього аудиту діяльності Державної установи
«Український державний науково-дослідний інститут медико-соціальних проблем інвалідності МОЗ України»

 

Відповідно до Плану діяльності з внутрішнього аудиту Міністерства охорони здоров’я України на ІІ півріччя 2018 року, затвердженого в.о. Міністра охорони здоров’я України У. Супрун 12 червня 2018 року в Державній установі «Український державний науково-дослідний інститут медико-соціальних проблем інвалідності МОЗ України» (далі – ДУ «УкрДержНДІМСПІ МОЗ України», Установа, Інститут) проведено внутрішній аудит (за напрямами – аудит відповідності, фінансовий аудит), за період діяльності з 01.01.2016 до 01.10.2018.

 

ДУ «УкрДержНДІМСПІ МОЗ України», як науково-дослідною установою медичного профілю із покладенням загальнодержавних функцій, забезпечено належну організацію з реалізації статутної діяльності, зокрема, з надання високоспеціалізованої медичної допомоги, профілактики інвалідності, відновного і реконструктивного лікування інвалідизуючої патології, розроблення та впровадження реабілітаційних технологій, реалізації функцій у системі медико-соціальної експертизи, проведення медико-соціального експертного обстеження та здійснення прикладних наукових досліджень в галузі охорони здоров’я.

 

Враховуючи результати аудиторського дослідження засвідчено створення в Установі інструментів з управління внутрішніми процесами, розроблення та виконання внутрішніх документів, що регламентують напрямки діяльності, визначають відповідальних виконавців, їх підзвітність, терміни виконання та звітування, внаслідок чого забезпечено ефективний управлінський контроль за дотриманням законності та ефективності використання бюджетних коштів, досягнення результатів відповідно до встановленої мети, завдань, планів і вимог щодо діяльності Установи.

 

Відповідно до положень Статуту та на виконання доручення МОЗ Установою здійснюється робота, на рівні регіональних медико-соціальних експертних комісій (далі - МСЕК), щодо збирання, опрацювання, аналізу, поширення, збереження, захисту та використання статистичної інформації. Інститутом щорічно формується та видається аналітико-інформаційний довідник «Основні показники інвалідності та діяльності медико-соціальних експертних комісій України» за звітний рік.

 

З метою визначення єдиного порядку збору актуальних даних з регіональних МСЕК та формування статистичної інформації Інститутом ініціативно розроблено форми статистичної звітності та Інструкції щодо їх заповнення: стосовно причини інвалідності, показання до медичної, професійної і соціальної реабілітації учасників АТО, мирних громадян, що постраждали під час проведення АТО, учасників Революції Гідності.

 

Результати аудиторського дослідження засвідчили дотримання вимог нормативно-правових актів при плануванні науково-дослідних робіт (далі - НДР), формуванні та наданні звітності за результатами наукової діяльності. Реалізація Інститутом наукової діяльності здійснюється з використанням клінічної бази відповідно до напрямків статутної діяльності з надання високоспеціалізованої медичної допомоги та профілактики інвалідності.

 

Відповідно до Статуту в Установі здійснюється інноваційна діяльність з розробки і впровадження сучасних технологій в галузі медико-соціальної експертної допомоги населенню у вигляді винаходів, патентів, галузевих нововведень, раціоналізаторських пропозицій. Так, впродовж 2016 – 2018 років Установою запатентовано 4 винаходи, 4 об’єкти авторського права та у 2017 році подано заявку на об’єкт інтелектуальної власності.

 

Під час дослідження засвідчено проведення Інститутом роботи з удосконалення існуючих і розробки нових способів, методів та технологій клініко-експертної і реабілітаційної діагностики, відновного і реконструктивного лікування інвалідизуючої патології, об’єктивних критеріїв стану життєдіяльності хворих та осіб з інвалідністю, принципів медико-соціальної експертизи (далі - МСЕ).

 

Результати застосування аудиторських методів дослідження фінансово-господарської діяльності Установи засвідчили створення функціонуючої системи внутрішнього контролю.

 

Разом з тим, встановлені окремі недоліки за напрямками дослідження не мали негативного впливу на діяльність установи.

 

Виявлено необхідність оновлення офіційного веб-сайту Інституту, враховуючи загальнодержавне та соціальне значення діяльності Установи, з метою оприлюднення актуальної для населення та ЗОЗ інформації.

 

Враховуючи покладення на МОЗ завдань у сфері охорони здоров’я з контролю і нагляду за додержанням законодавства про медико-соціальну експертизу, а також віднесення МСЕК до відання МОЗ, у ході дослідження виявлені окремі проблеми організаційного характеру (відсутність зворотного зв’язку з ДЗ «Центральна медико-соціальна експертна комісія МОЗ України» в рамках МСЕ) та ресурсного забезпечення МСЕК у регіонах.

 

Відповідно до вимог статті 26 Бюджетного кодексу України щодо зобов’язання керівника бюджетної установи організувати та забезпечити функціонування внутрішнього контролю у підвідомчій установі та на виконання наказу МОЗ від 12.06.2017 № 654 Установою забезпечено вжиття дієвих заходів.

 

Враховуючи результати аудиторських досліджень, аудиторські знахідки та висновки, ефективне функціонування створеної системи внутрішнього контролю за напрямками діяльності Інституту надано безумовно позитивний висновок.

 

За результатами проведеного аудиторського дослідження та сформованих висновків надані аудиторські рекомендації, з метою удосконалення діяльності Установи.

 

Управління аудиту
та аналітики МОЗ України